自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：简答

自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：简答

　　简答题

　　1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

　　受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。

　　2.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37

　　进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事 ⑵适时 ⑶适地 ⑷适度

　　3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?

　　(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分)

　　(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分)

　　(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料. (2分)

　　(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分)

　　(5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.

　　(2分)

　　(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分)

　　4.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?

　　(1)要获得上司的许可;

　　(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认

　　(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;

　　(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。

　　(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;

　　(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;

　　(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;

　　(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

　　5.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181

　　(1)有电子提示系统和人工提示系统((2分)

　　(2)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,文员

　　应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.(3分)

　　人工提示系统的做法:设置基本办公日程表((1分),固定活动日期一览表((1分),使用提示

　　性备忘录((1分),准备约会表((1分),准备特殊提示卡(<1分),准备交往提示文件((1分).

　　6.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137

　　(1)会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间(开始时间，结束时间);(4)会议地点;(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;(8)会议的经过情形及结论;(9)相关的资料;(10)下次会议预定日期。

　　7.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

　　(1)不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告;如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。

　　(2)不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅;复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。