另外，发给承包人的任何草图，应有副本归档备查。

(三)工程变更令

工程变更令主要由以下内容组成：

(1)文件目录；

(2)工程变更令；

(3)工程变更说明；

(4)工程变更费用估计表；

(5)附件：变更前后的图纸，业主、承包人、监理方面的会议、会谈记录与文件，有关设计部门对变更的意见，有关行业部门、上级主管部门的文件，承包人的预算报告，确定工程数量及单价的证明资料等。

(四)工地会议纪要

工地例会是履约各方沟通情况，交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题的主要协调方式。会议纪要由项目监理机构根据会议记录整理，主要内容包括：

(1)会议地点及时间；

(2)会议主持人；

(3)与会人员姓名、单位、职务；

(4)会议主要内容、议决事项及其负责落实单位负责人和时限要求；

(5)其他事项。

例会上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记人“其他事项”中。会议纪要的内容应准确如实，简明扼要，经总监理工程师审阅，与会各方代表会签，发至合同有关各方，并应有签收手续。

(五)试验抽检的原始记录

试验记录应对每公里道路和每座桥涵及人工构造物分别归档。对于每公里道路和每一个结构物的试验记录的内容应包括已进行的试验、未能试验及采取的措施、试验已获认可或被拒绝等。

(六)各种台账

监理工程师应建立材料、试验、测量、计量、工程变更等台账。