第一部分：各部门需按下面的要求准备好04年3月1日到现在的记录：
1 总经办需准备的文件、记录：
A各项培训记录：新招聘员工的培训和考试记录、卫生培训记录、HACCP培训考试记录、关键工序培训记录、检验人员培训记录、
B关键工序和检验人员的上岗证、健康证、员工档案、员工花名册、特种工种（司炉、电工、司机、制冷工）的上岗证、
C各项证件的复印件（经营许可、ISO9001、出口卫生注册、法人代码、卫生许可证等）
D外来文件和传真收发记录
E职工档案的整理、所属外来文件的整理、
F本部门及收到的受控文件清单
2品控部需准备的记录：
3月1日到现在的个人、厂区环境卫生检查记录、车间卫生检查记录、所有的成品检测报告、不合格品报告单、纠偏行动记录、辅料包材进货检验记录、供应厂家的检验报告、草莓浆、草莓汁、杏浆生产情况总结、水质检验报告、工艺卫生检查报告、药品配置记录、仪表计量校准记录、内部审核计划、内部审核通知、内部审核记录、管理评审记录、受控文件清单、记录清单、各种外检报告、相关国际标准的收集、所有的文件发放回收记录、文件修改通知单、HACCP计划修改单、近几个月生产期间的过程品控记录、产品发货检验报告和登记表
3 果浆车间需准备的工作
A需准备的记录：草莓、杏、桃三个品种生产期间的破碎打浆监控记录、浓缩工序监控记录、杀菌罐装工序监控记录、清洗消毒记录、更衣室清扫消毒记录、车间卫生检查表、个人卫生检查表、设备维修记录、设备每日巡检记录、设备周保月报记录、消毒液配置检测记录、PQC日报表、捡果工序监控记录、纠偏行动记录、不合格品报告单、记录的复核、受控文件清单、记录清单、车间温度湿度记录、罐装机流量计校准记录、
B 硬件：CCP计划上墙、工具的标记必须作好、打扫好车间的卫生死角、
4浓缩车间需准备的工作：
A 需准备的记录：草莓生产期间的各工序监控记录、清洗消毒记录、更衣室清扫消毒记录、车间卫生检查表、个人卫生检查表、设备维修记录、设备每日巡检记录、设备周保月报记录、消毒液配置检测记录、捡果工序监控记录、纠偏行动记录、不合格品报告单、记录的复核、受控文件清单、记录清单、车间温度湿度记录、罐装机流量计校准记录、
B 硬件：CCP计划上墙、工具的标记必须作好、打扫好车间的卫生死角、容器的标识一定要作好、
5动力车间
记录：配电室检查记录、锅炉运行记录、锅炉检修保养记录、水质检验记录、冷库运行记录和温度记录及保养
记录、厂区设备检查维修记录、受控文件清单、记录清单
6供应部：
合格供方名录、供方评审表、各供应商的资料（尤其是酶制剂、钢桶、塑料袋、无菌袋、柠檬酸、VC钠等几项）具体资料包括：营业执照、卫生许可证、获得的认证的证明材料、产品遵循的标准（国标、行标或企标）、在质检所或卫生防疫站或其他权威部门检验的检验报告、每批进货的检验报告等；受控文件清单、记录清单
需具备的文件：采购控制程序、供方评审办法
7 发运办：
记录：所有自3月1日到现在内部发货的调拨单或销售合同、出入库单据、顾客投诉登记单、顾客投诉处理记录、顾客满意度调查表、受控文件清单、记录清单、库房温度湿度记录
硬件：所有产成品必须作好规范的标识、库房放好温度湿度测量表
8采购部
文件：合格供方评审办法、水果收购管理办法、水果原料标准
记录：水果原料验收记录、过磅单、受控文件清单、记录清单、合格供方名录、供方评审表（产地调查表）、水果采购评审表
9国际业务部
记录：所有自3月1日到现在出口发货的销售合同、发货记录、出入库单据、顾客投诉登记单、顾客投诉处理记录、顾客满意度调查表、受控文件清单、记录清单
10五金库、化学品库
记录：化学品出入库帐簿、化学品领用记录、化学品的出入库单据、库房温度湿度记录
第二部分：外审需涉及到的硬件、操作规程和软件及责任部门（外审时需检查的项目）
1卫生防疫站的水质检验证明 品控
2每月一次水质检验 品控
3 水龙头编号一览表
各部门都要准备好
4 车间卫生检查表
车间/品控
5 果浆车间过滤罐清洗消毒记录
果浆
6 两车间生产过程中的清洗消毒记录
果浆 浓缩
7 两车间生产期间所有的更衣室清扫、消毒记录和消毒液配置检测记录
果浆 浓缩
8空间消毒记录（生产时每天一次） 果浆 浓缩
9 每周一次的工艺卫生检查记录
品控
10 所有的水果原料验收记录
收购
11 所有的培训记录
办公室
12 放废料的周转箱和周转桶要有明显标识 果浆 浓缩
13不同车间的工器具要有明显标识
果浆 浓缩 动力
14 合格供方的评审 合格供方名录
供应 收购
15 包材和辅料验收记录
品控
