(四)高层次管理信息的基本特征、作用
1.高层次管理信息的基本特征。
(1)宏观性。(2)稳定性。(3)针对性。(4)预测性。(5)新颖性。
2.(1)高层次管理信息的作用;
高层次管理信息的作用,集中地表现在为领导的决策服务上。
①高层次信息的宏观性特点有助于领导作出全局性较强的决策。②高层次管理信息的完整性特点有助于领导作出严密的决策。③高层次的管理信息的新颖性特点有助于领导作出导向决策。④高层次管理信息的预测性特点有助于领导作出超前性较强的决策。
(2)对宏观性、针对性特征的理解。
在实际工作中对领导决策具有更直接参考价值的高层次信息,必须有相对的宏观性。高层次管理信息所反映的情况,提出的问题,在程度和范围上,涉及一个地区的全局性问题,即使反映的是一些局部性的情况,也对全局具有普遍的指导意义,具有宏观性。
服务于领导决策的高层次管理信息必须具有明确的针对性。这种针对性是指高层次管理信息所提供的情况或建议,要符合领导科学决策的需要,应当是当前最重要、领导最关心的热点和难点问题,是人民群众迫切希望解决的重大问题。
3.高层次管理信息对领导决策的作用。见2.(1)。
(五)开发高层次管理信息的要求
1.开发高层次管理信息的基本要求。
从信息服务的角度出发,开发高层次管理信息的基本要求是及时、准确、全面、适用。
2. 开发高层次管理信息的基本要求的具体内容。
(1)及时。这是时效上的要求。指信息反映必须及时,重要信息要早发现、早收集、早报送,就是指在领导决策过程中,及时果断提供最有价值的高层次管理信息。
(2)准确。这是质量上的要求,指信息要真实,实事求是,尊重客观,符合实际,经得起历史和实践的检验,它是高层次管理信息的生命。秘书部门要加强对重要信息的分析、核实工作。提供信息要首先搞准确。信息部门收到重要信息发现有疑点时,要认真进行核实,务求内容确实,事例、数字、单位准确,情况清楚。有些信息还要进行横向和纵向的分析比较,并坚持追踪研究,以确认它的真实与准确,确保高层次管理信息的质量。
(3)全面。这是指思想方法上的要求,就是坚持两点论。要喜忧兼报,防止以偏概全。各级领导要支持信息工作部门上报忧信息。
(4)适用。这是信息价值上的要求。就是要求高层次管理信息切合领导决策的需要,对领导决策、指导工作、了解情况有用。
(六)开发高层次管理信息的途径
1.(1)重点调研的含义;即从大量的、零散的、孤立的初级管理信息中发现对全局性的工作有重要价值的线索,或者是抓住符合领导机关和领导的意图的思路的信息、线索,组织力量开展深入的调查研究。
(2)重点调研的选题要求;
①选题要准。选题准确与否,对调研效果和高层次管理信息的质量影响很大。②周期要短。信息调研要快节奏、高效率,多搞“短、平、快”的高层次调研成果。③挖掘要深。针对准确、新鲜、实在的初级管理信息,挖掘力求深一点,揭示事物的本质和深层次问题。④方法要活。可组织多层次、多角度的调研。⑤文字要精。信息材料的文字力求简明扼要,问题相符,用语准确,说明问题。
(3)信息积累与升华的过程。
对某些暂不宜加工的初级信息或信息资料进行有意识有目的的存贮、积累,大量地、详尽地占有资料,并注意分析资料,随着资料的增多,进行开拓性思维,从而消化资料,酝酿观点,使资料的积累过程同时也成为思想的积累过程。这样,到了一定时候,即可实现“厚积而薄发”的思想升华,归纳几个观点,迸发出灿烂的思想火花,开发出能够揭示事物规律的、有深度的高层次信息。
2.(1)对信息材料综合分析处理的实践方法;
主要实践方法:对反映来的同类的大量初级信息,通过科学的概括、提炼、归纳、综合等方法,进行综合分析,使其发生重要变化,从而使传送给领导的信息对领导决策起到积极的参谋作用。
可以采取这样一些方法:①定期综合分析;②专题综合分析;③积累综合分析;④联想综合分析。
(2)建立人机配套的信息网络协调配合的要求。
一是大力开发应用计算机软件,设计一套适合于信息加工、处理、储存、利用的应用软件系统,建立科学合理的信息处理系统,提高信息处理能力和水平。
二是要加强以计算机为中心的信息网络建设,发挥人机配合网络的整体优势,建立联系紧密、快捷高效、多层次、多渠道的信息网络。
在信息网络运作时做到:①统一信息报送形式、时间、次数,方便信息利用;②引导信息始终沿着为科学决策服务的方向运转;③打破网络点之间的界限,加强各级各类信息机构的联系,发挥社会信息网络的群体优势,形成信息合力。
三是要拓宽信息渠道,建立一个上下连结、纵横畅通、反映灵敏、快速有效的信息网点,增加信息的广度。
3.加强重点课题调研的意义、方法。
信息的广泛调研,是重点调研选题的重要来源;重点调研是对信息进行检验和核实的过程,是初级信息被扩充、被深化的过程,是提高信息质量的重要环节;信息和调研相结合,是开发高层次信息的重要途径。
方法:第一步对选定的课题进行研究、论证。第二步进行有针对性实地调查,经过分析,挖掘与提炼,使初级信息经过重点调研上升与高层次管理信息。