自学考试《管理信息的收集与处理》章节试题：第8章_第2页

　　(三)发展需要信息与变革参谋

　　1.瓶颈性信息的理解。

　　组织运转是一个有机整体，往往一个或几个局部的滞后就会影响全局。秘书要善于从各个方面反映的信息中，探寻全局的发展的关键性要素和“瓶颈性”的局部。一般说来，在组织运转中已经发现了某些问题的情况下，造成滞后的局部和影响全局发展的“瓶颈”是不难找出的。秘书人员从信息工作中是可以发现这些薄弱环节的。发现这些薄弱环节后，再根据组织整体的需要与可能，提出建议方案供领导参考。

　　2.(1)潜能与活力因素信息的挖掘;

　　秘书人员在信息工作中，要善于发现那些完成任务游刃有余，有时甚至能超额完成任务的子系统局部。这些局部或子系统虽然暂时没有能带动整体的发展，但却充满生机和活力。秘书人员若能把这些充满活力的子系统或局部的新的做法、新的经验、新的思想及时加以总结，并提供给领导者，建议领导者加以采纳和推广，发挥这些充满活力的子系统的发展优势，制定全面改革调整的方案，以增强整个组织机体的发展活力。

　　(2)创新发展性群众智慧信息的收集与综合。

　　即使在长期停滞的组织内，群众中也蕴藏着强烈的发展愿望、丰富的兴利除弊的创新智慧和开拓进取的构想。秘书人员在办文、办会、办事的业务活动中，要留心收集整理这方面的信息;要通过调查研究，深入基层，有目的地收寻这方面的信息;要从信访接待、意见箱、建议簿、热线电话等联系群众的渠道中，收集这方面的信息资源。此外，秘书人员要商议把一些分散的，但十分有价值的信息加以综合处理，形成有情况、有分析、有对策研究系统的高层次管理信息。

　　3.创新发展性群众智慧信息收集处理的要领。见(三)2.(2)。

　　4.利用发展需要信息进行变革参谋。

　　在组织求变图发展的过程中，秘书人员的信息服务和参谋建议，对领导决策有着不可低估的作用。具体体现：

　　①探寻制约发展障碍的因素信息。②寻找发现有利组织发展富有潜能与活力的因素。③获取创新发展的群众智慧。

　　秘书人员一方面要及时、准确、有效地提供高质量的信息;另一方面要求充分利用这些信息，拟定建议方案，供领导者选择，充分地发挥辅助作用。

　　(四)决策论证补充优化信息

　　在领导决策形成前，秘书怎样为领导提供补充化信息

　　(1)正确决策意图的基础;(为形成正确决策意图提供信息依据。)决策意图的正确与否，取决于决策者对客观实际及其趋势和规律的认识理解和把握程度。

　　秘书人员应利用信息服务和提出参谋建议，既肯定总体意图的正确性，又帮助领导者进行补充和完善。这样，决策合理化和有效性就有了可靠的保证。

　　(2)决策意图形成的过程;(决策意图形成过程的信息辅助)秘书人员应以信息为依据，发挥参谋辅助作用，尽可能加速正确的决策意图的形成。

　　秘书人员既要提供可能出现的风险方面的信息，也要提供收益方面的信息和抵御风险有利条件方面的信息，供领导者全面思考;同时，还应通过信息综合和信息数据的统计测算，计算出比较具体的风险值和收益值，并提出抗御风险建议、提高收益的建议方案，给领导以协助和支持，加快决策意图的形成过程。

　　(3)秘书对决策意图形成的辅助。(形成方案中的信息辅助和服务。)围绕领导决策的正确思路和目标指向，协助领导者将初步决策的构想层层展开，使之明晰化、具体化、确定化系统化合可操作性。

　　秘书协助领导迅速形成多套可行方案，对加快决策进程是十分有利的。一是通过可行方案，领导可以了解到自己的决策意图具体化后会有哪些环节、哪些相关因素和限制因素，会遇到哪些问题和取得怎样的成效，从而正确认识自己的决策意图的正确性和可行性，更加清晰具体地进行决策思考。二是通过多套可行方案，领导的决策思考将由意向转为深入具体的运筹，更能坚定决策的信心;三是通过多套可行方案的选择，领导者对达到决策目标的途径更为明确。

　　(五)实施决策中的信息辅助

　　1.(1)信息反馈对决策指挥的依据作用;

　　秘书人员要通过各种信息渠道，及时收集反馈信息，敏锐地发现各种偏离决策方案的错误倾向。秘书人员在向领导传递反馈信息时，还应针对各种倾向，提出纠正偏差的参谋建议。实施决策的指挥和控制，是实现决策目标的保证，而秘书对执行情况的及时反馈及参谋建议，则是领导进行有效指挥和控制的不可缺少的重要环节。

　　(2)执行方案调查中的信息服务;

　　在实践中，无论决策方案如何周密完整，在执行过程中往往要对决策方案进行不同程度的、不同局部的调整。秘书人员做好决策执行的反馈信息工作，则有利于领导适时地、准确恰当地进行调整。

　　(3)加速实施过程中的信息服务。

　　决策实施的过程中，各执行系统在实践中很可能产生创造性的新经验、新思路或新方法。秘书人员若通过信息调研工作，将这些具有活力的经验、思路、办法收集起来，加以总结和升华，及时反馈给领导者，并建议采取具体措施加以推广，这对加速决策实施进程，取得更好的决策效果，无疑具有巨大的促进作用。

　　2.实施决策中的信息服务。见1.。

　　(六)管理的拾遗补缺信息

　　1.拾遗补缺信息的作用。

　　秘书作为领导者的参谋助手，处于组织管理的枢纽部位，经常与领导者一起工作，除了为领导者提供及时周到的公务服务外，对领导管理活动中随时可能出现的疏漏或偏差，能够及时发现，及时进行拾遗补缺，避免造成失误，这也是秘书应尽的重要职责。

　　2.(1)把握纵向信息进行拾遗补缺;

　　在纵向信息沟通过程中，秘书人员只要善于进行比较分析、深入研究，就可能发现组织管理中的某些局部的脱节交叉等问题，将这些有关情况提供给领导者，就能使之在萌芽状态得到及时解决，保持组织运转的系统稳定性，避免产生不良影响。

　　(2)把握横向信息进行拾遗补缺;

　　秘书人员从横向沟通信息和外部公众对组织的反映中，便于发现某些被领导者和有关管理人员忽视的问题，将这些问题向领导者或有关管理人员提出，并建议加以调整，就可以拾遗补缺。

　　(3)加强与领导沟通进行拾遗补缺;

　　秘书在进行公务服务的过程中，能广泛地接触实际，接触群众，能从很多具体事务中了解各方面的反映和意见，从而发现一些领导容易忽略的问题，秘书人员通过与领导之间的沟通，及时提醒领导加以重视，就有利于解决这些问题。

　　领导者在从事决策思考和处理重大问题时，由于注意力高度集中而忘记了某些具体事务。遇此情况，秘书人员可提醒领导按预定日程办事，避免遗忘。

　　(4)秘书利用信息进行拾遗补缺的便利条件。

　　①把握纵向信息进行拾遗补缺;②把握横向信息进行拾遗补缺;

　　③加强与领导沟通进行拾遗补缺。

　　3.秘书利用信息进行拾遗补缺的途径。

　　(1)在程序化的工作中拾遗补缺。从事办文办会等事务的秘书为领导工作服务的重要业务活动，是按程序进行的。

　　(2)在办事中拾遗补缺。细节小事，若遗忘疏漏，同样会对领导工作造成失误和损失。

　　(3)在随机事物处理中拾遗补缺。在处理突发事件和开展中心工作时，秘书处理协助领导处理突发事件或中心工作外，还要根据工作的需要和信息依据，发挥拾遗补缺的参谋作用。