【案例1：模板在公文信函中的应用】：

1.1 案例介绍：

我们在工作中经常会制作文档，各个公司对不同类型的文档有不同的格式要求。案例中通过对公文的格式设置并添加成模板方面的知识，提高学员熟练运用文档模板的能力。

1.2 知识点：修改样式、建立模板、审阅及修订、文档的保护

1.3 操作步骤：

1.3.1     文档格式的设计

由于模板可以保存文档中所有的格式与设置，当我们要为不同内容的文档设置相同的格式时，没有必要每次都对文档进行相同的操作。只要将示例文档保存成模板，当以后再次使用时，只需添加内容信息即可。

本例中页眉、文档格式的具体设计方案如下：

l        页面设置（页边距）上、下33mm,左28mm、右26mm，页眉15mm、页脚32mm。

l        使用国际标准A4型纸线（210mm*297mm）,纸质文件左侧装订。

l        标题用宋体二号字体加粗，正文用三号GB仿宋字体，首行缩进2个字符，格式中行距的最小值29磅。

l        页码用4号GB仿宋字体标识，页码左右各放一条4号一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

操作步骤如下：

⑴执行菜单栏中【文件】|【页面设置】命令，单击【页边距】，在“页边距”对话框中，设定所需要的页边距尺寸，“装订线位置”默认为“左”，如图1-1所示。

⑵单击【版式】，在“版式”对话框中，设定页眉、页脚尺寸。如图1-2所示。

⑶单击【纸张】，在“纸张”对话框中，在“纸张大小”中选择“A4”，并设置相应宽度和高度。如图1-3所示。

⑷执行菜单栏中【格式】|【样式和格式】命令，在页面右边的任务栏窗格中出现了“样式和格式”栏，单击【新样式】，在“新建样式”对话框中，“名称”栏中输入“公文标题”，“样式基于”栏中选择“标题”，“后续段落样式”栏中选择“正文”，在“格式”栏中选择“宋体”、“二号”、“加粗”、“居中”，选中“同时保存到模板”选项框

⑸单击左下角“格式”下拉框，单击“段落”，在“段落”对话框中，“行距”选择“固定值”，“设置值”为“29磅”，单击【确定】。

⑹按照同样的方法，我们建立“公文正文”新样式，“名称”栏中输入“公文正文”，“样式基于”栏中选择“正文”，“后续段落样式”栏中选择“公文正文”，在“格式”栏中选择“仿宋_GB2312”、“三号”，选中“同时保存到模板”选项框。

⑺单击“格式”下拉框，单击“段落”，在“段落”对话框中，“特殊格式”中选择“首行缩进”，“度量值”选择“2字符”，“行距”选择“固定值”，“设置值”为“29磅”，单击【确定】。

⑻执行菜单栏中【视图】|【页眉和页脚】命令，在“页眉和页脚”工具栏上，单击“在页眉和页脚间切换”按钮。

⑼在“页眉和页脚”工具栏上，单击“页面设置”按钮，然后单击“版式”，在“页眉和页脚”中选择“奇偶页不同选项”。

⑽单击【确定】，光标处于“奇数页页脚”处，按照我们的设计方案， 奇数页的页码为“居右空一字”，单击格式工具栏上的“右对齐”。

⑾在“页眉和页脚”工具栏上，单击“插入页码”按钮，此时在页脚插入了光标所在位置的页码，选中页码，设置“仿宋_GB2312”、“四号”。

⑿在页码的左右，分别执行菜单栏中【插入】|【符号】命令，插入一字线。

⒀将光标移到最右处，单击“空格”，空出一字的空间。

⒁按照同样的方法，在“偶数页页脚”插入页码，居左空一字。

1.1.1     保存模板

这样，我们就按照初定的设计方案将页面设置及页眉页脚设置完成了，此时，我们将示例文档保存成模板，以后，只要打开模板输入内容信息就可以了。

⒂执行菜单栏中|【另存为】命令，单击“保存类型”下拉框，选中“WPS文字模板文件（*.wpt）”,我们将文件保存在工作常用的路径下，此例中我们的保存路径是“…\templates\...”，文件名输入“公文模板”，单击【保存】，如图1-6所示，就完成了文档模板的保存。

1.1.2     载入模板并套用样式

创建并保存模板后，在使用时我们可先载入模板文件，然后输入内容，再套用相应样式。此例中我们载入公文模板，并套用相应样式。具体操作步骤如下：

⑴在新建文档中打开“…\公文模板\公文模板.dot”文件。

⑵输入文档内容后，执行菜单栏上【格式】|【样式和格式】命令，这样，在页面右侧出现了【任务窗格】，结果如图1-7所示。

⑶选中标题行内容“关于国庆节、中秋节放假的通知”，单击右侧【任务窗格】中的“公文标题”栏，此时，标题行内容将设置成相对应的样式。

⑷按照同样的方法，选中正文，，单击右侧【任务窗格】中的“公文正文”栏，此时，正文内容将设置成相对应的样式。

1.1.1     使用密码保护文档

对于一些重要的文档，是不希望被不相关的人随意看到的。为了加强文档的安全性，最简单的方法就是为文档设置访问权限密码，具体操作步骤如下：

⑴执行菜单栏上【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框中的安全性选项卡。

⑵分别在“打开文件密码”和“修改文件密码”文本框中输入所设置的密码，如图所示。这样，当其他人需要打开文档或者要修改文档时，都会有一个要求输入密码的提示，如果不知道密码就不可以对文档进行相应的操作。我们也可以单击“保护文档”，勾选 “只读”选项，这样可以保护文档内容不被修改。

⑶单击【确定】按钮，完成文档密码的设置。