会计报表的主要概念
正如手工情况下填制一张报表一样、必须有表样后才能填写数据。UFO报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理，在介绍UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。
l.格式状态和数据状态
UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。
在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸。行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。
在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据。增加或删除表页、审核。舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个【格式/数据】按钮。如图 所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。
2.单元
单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字l～9999表示，列标用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那个单元。单元类型向数值单元、字符单元、表样单元3种。
(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)输入，数值单元的内容可以是1.7×(10E-308)-l.7×(10E+308)之间的任何数(15位有效数字),数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成、建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。
(2)字符单元。也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。
(3)表样单元，是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下(格式/数据按钮显示为“格式”时)输入和修改，在数据状态下(格式/数据按钮显示为“数据”时)不允许修改。
3.组合单元
由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型(表样、数值、字符)，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。
4.区域
由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
5.表页
一个 UFO报表最多可容纳 99 999 张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为@2。
6.二维表和三维表
确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写 一个数，这个数的付置可通过行和列(二维)来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号(Z轴)。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：<表名>、<列>、<行>、<表页> ，如利润表第2页的C5单元，表示为：“利润表”→C5@2。
一张二维报表的各项缺省指标为：行数：1-9999(缺省值为50行);列数;l-255(缺省值为7列);行高：0-160毫米(缺省值为5毫米);列宽：0-220毫米(缺省值为26毫米);表页数：1-99 999页(缺省值为 l页)。
7.固定区及可变区
(1)固定区。指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。
(2)可变区。指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的;列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。
8.关键字
关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在UFO中称为关键字。
UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
(1)单位名称。字符型(最多30个字符)，为该报表表页编制单位的名称。
(2)单位编号。字符型(最多10个字符)，为该报表表页编制单位的编号。
(3)年。数字型(1904-2100)，该报表表页反映的年度。
(4)季。数字型(l-4)，该报表表页反映的季度。
(5)月。数字型(1～12)，该报表表页反映的月份。
(6)日。数字型(1～31)，该报表表页反映的日期。
除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可以从其他系统中提取数据，在实际工作中可以根据具体情况灵活运用这些关键字。
9.筛选
筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行(列)进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行(列)。
筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页;可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。
筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR <筛选条件> ”来表示。例如：某企业1998全年的费用表存在一个报表文件中，每个月的费用表占一张表页，共12张表页。使用命令：LET A10=“下半年”FOR 月>5，表示给6、7、8、9、10、11、12月表页的A10 单元赋值为“下半年”，其他表页的A10 单元不变。
10.关联
UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。
关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION <关联条件>”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。
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