2016年江苏会计证考试会计电算化考点精讲：Excel文件的管理

2016年江苏会计证考试会计电算化考点精讲：Excel文件的管理

　　Excel文件的管理

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

　　(一)Excel文件的新建与保存

　　1.Excel文件的新建

　　单击“开始”菜单中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标或者通过“运行”对话框等方式启动Excel软件的，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。

　　以打开现成 Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：1)按击快捷键“Ctrl+N”键;(2)打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003 为常用工具栏，Excel 2013 为快速访问工具栏)。

　　2.Excel文件的保存

　　为了继续使用新建的 Excel文件，应当以合适的名称和

　　类型将 Excel 文件保存在适当的位置。Excel 文件在编辑修改完毕或退出 Excel 软件之前，均应进行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

　　(1)通过敲击功能键“F12”键进行保存。

　　(2)通过按击快捷键“Ctrl+S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件，按击快捷键“Ctrl+S”键后，将直接保存最近一次的修改，不再弹出“另存为”对话框。

　　(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

　　(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。

　　为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔还可以自定义。

　　(二)Excel文件的关闭与打开

　　1.Excel文件的关闭

　　Excel 软件退出前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件：

　　(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

　　Excel 2013中由于没有“工具栏”菜单，但可点击快速访问工具栏中的“关闭”按钮。

　　(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

　　(3)按击快捷键“Ctrl+F4”。

　　上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的 Excel 文件仍处于打开状态，Excel 软件仍在运行，并可通过按击“Ctrl+N”键等方式创建新工作簿。

　　2.Excel文件的打开

　　打开Excel文件的方法主要有：

　　(1)通过直接点击Excel文件打开。

　　(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。

　　(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。

　　(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。

　　(5)通过按击快捷键“Ctrl+O”(字母 O 的按键)进行打开。

　　(三)Excel文件的保密与备份

　　1.Excel文件的保密

　　对于设置了打开权限密码的 Excel文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。

　　2.Excel文件的备份

　　Excel 软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。

　　(四)Excel文件的修改与删除

　　1.Excel文件的修改

　　Excel 文件的修改通常在已打开的 Excel 文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

　　2.Excel文件的删除

　　Excel文件的删除方法包括：

　　(1)选中要删除的Excel文件，按击“Delete”键进行删除。

　　(2)鼠标右键点击要删除的 Excel 文件，选择删除命令。