在初步调查中,面谈是一个非常重要的调查程序和方法。内部审计师需要与审计业务相关的人员进行面对面的交流,从而获得详细、直接以及生动的各种信息。这些人员包括审计业务客户的管理层和相关职员、供应商、顾客、外部审计师、相关监督机构的人员等。通常认为,面谈是一个程序化的讨论,一个人会被问及他/她的观点、工作和其他感兴趣的问题。
发现事实和收集信息是内部审计的基础性工作,内部审计师在面谈的过程中同时完成这两项工作。纵观整个实地调查过程,面谈作为重要问题发现渠道和数据收集方法被广泛采用。在审计业务计划阶段,面谈的方法经常被用作:
方便客户高层就内部审计计划加以讨论;
确认负责被检查行为的管理部门;
区分被审计领域应该被审计的信息;
收集必要的补充信息;
对于组织中即将被审计的活动有所观察。
面谈的话题可以包括:
计划内项目的审计目标和工作范围;
审计工作的时向安排;
对此项审计业务的内部审计人力资源分配;
整个业务实施期间的报告过程,包括方法、时间范围以及负责人员;
被审计活动的业务条件和操作情况,包括管理或主要系统的最新变化;
管理人员所关心的事项或要求;
内部审计师特别关心或感兴趣的事项;
对内部审计部门报告程序和跟踪过程的说明。
访谈通常采用的是一对一的形式,建议采用面谈的形式。但是出于成本和整个行程的考虑,有时也会被迫采用小组讨论,电话访谈或电话会议的方式。
有效的访谈方法
计划阶段首次会面的沟通常常莫定了接下来审计的基调,换句话说决定了这次业务是否成功。特别的是,同管理人员的访谈常常决定了非常重要的给客户的第一印象。
一旦访谈结束,内部审计师应当在较短的时间内立即检查他/她的笔记并作出补充。在征得被访者的同意的情况下访谈可以做录音。但是,记录讨论过程可能会让一些人觉得害怕,阻碍他们无拘无束和充分与主动的去披露信息。进一步讲,做记录也耗费时间,而且如果涉及机密问题,决定由谁去做记录也是个问题。
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