第二章 会计法律制度

第二节 会计核算与监督

　　二、会计档案管理

　　1.会计档案的概念

　　会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的“会计资料”(包括电子会计档案)。

　　2.应当归档的会计档案

　　(1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证

　　(2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。

　　(3)财务报告类：月度、季度、半年度财务报告、年度财务报告。

　　(4)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。

　　【提示】各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。

　　【例-多选题】下列各项中，属于会计档案的有( )。

　　A.购货发票

　　B.应收账款明细账

　　C.资产负债表

　　D.银行存款余额调节表

　　网校答案：ABCD

　　网校解析：本题考核会计档案的范围和种类。根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类。购货发票属于原始凭证，应收账款明细账属于会计账簿，资产负债表属于会计报表，而银行存款余额调节表属于其他类会计档案。

　　【例-多选题】下列各项中，不属于会计档案的为( )。

　　A.会计档案移交清册

　　B.银行对账单

　　C.工商营业执照

　　D.年度工作计划

　　网校答案：CD

　　网校解析：工商营业执照属于营业证照，年度工作计划属于文书档案，二者均不属于会计档案。

　　3.会计档案的归档要求

　　(1)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管“1年”，再移交单位档案管理机构保管。

　　(2)因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，可最长延长至“3年”。

　　(3)临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得监管会计档案。

　　4.会计档案的移交和利用

　　(1)单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册。

　　(2)纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

　　(3)电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其一并移交。

　　(4)单位保存的会计档案一般不得借出，确因需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

　　5.会计档案保管的期限

　　(1)会计档案保管期限分为永久和定期两类。

　　(2)定期保管期限一般分为10年和30年。

　　(3)保管期限从会计年度终了后第一天算起。

　　6.会计档案的鉴定

　　(1)期限：定期鉴定

　　(2)目的：明确是否仍需继续保存，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限;却无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　(3)主体：单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

　　7.会计档案的销毁

　　(1)销毁程序和要求

　　①单位档案管理机构编制会计档案销毁清册

　　②单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　③派专人监销：单位档案管理机构与会计管理机构共同派员监销。

　　【注意】销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章。

　　(2)不得销毁的会计档案

　　对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完毕时为止。

　　【例-多选题】某企业拟销毁一批保管期满的会计档案，其中包括两张未结清的债权债务原始凭证，主管会计工作的副厂长在会计档案销毁清册上签署销毁意见后，由该企业的档案管理部门负责对该批会计档案进行销毁，监销人员在会计档案销毁后在会计档案销毁清册上签字。请问下列各项中，属于该企业在档案销毁过程中错误做法的有( )。

　　A.销毁了会计档案中未结清的债权债务原始凭证

　　B.销毁会计档案由副厂长在销毁清册上签署意见

　　C.会计档案的销毁由档案管理部门负责

　　D.会计档案销毁后向监销人员在会计档案销毁清册上签字

　　网校答案：AB

　　网校解析：根据《会计档案管理办法》的规定，未结清的债权债务原始凭证不得销毁，应抽出单独装订，待未了事项结清后才能销毁。销毁会计档案应当由单位负责人签署意见，副厂长不是单位负责人，因此无权签署意见。

　　8.特殊情况下的会计档案处置

　　(1)单位分立情况下的会计档案处置

　　①原单位存续的，由分立后的“存续方”统一保管会计档案，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案——存续方保管，他方查阅复制。

　　②原单位解散的，经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案——协商保管，各方查阅复制。

　　③未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。