2017年商务英语初级写作指导（6）

　　信 封

　　信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。

　　传真格式

　　传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。

　　宽式标点对严式标点

　　在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词(包括客户姓名的首字母缩写)后面都要加点号(如 Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr.J. R. Liu)。

　　商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式---又叫缩进式，方齐头式和简化式。

　　i. 全齐头式(Full-blocked)：这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。

　　ii. 齐头式(Blocked)：这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。

　　iii. 半齐头式(semi-blocked)：这种格式与齐头式雷同。不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母;结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。

　　iv. 方齐头式(square-blocked)：这种格式也类似于全齐头式。不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。这种格式平整见方，外观漂亮。

　　v. 简化式(simplified)：简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别： 首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次， 事由和写信人姓名必须大写。 最后， 列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。

　　例 1 (全齐头式)

　　ABC Training Co.

　　188 Newton Palace

　　Norfolk

　　NG29 OPA

　　01345 567809

　　信头

　　17 FAX 01345 789098

　　Our Ref RL/VP

　　3 September 1997

　　M J Marks

　　30 Arlington Court

　　CAMBRIDGE

　　Cambs

　　CA29 5Rt

　　Dear Ms. Marks

　　Re: 500 dozen T-shirts

　　Thank you for you inquiry in your letter of April 5

　　for our T-shirts.

　　We are[…]

　　Hope to serve you soon.

　　Yours sincerely

　　Rebecca Johnson

　　Rebecca Johnson

　　Manager

　　KF/HS

　　Enc

　　cc