自考《外国秘书工作概况》章节串讲：英国秘书工作_第2页

　　10、英国秘书的文书处理：

　　1)公文撰拟

　　①撰拟书信(作用：①提供通信双方交流途径;②保存交往的记录)

　　②记录整理口授信件

　　③草拟报告(撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑，要没有废话或无关的细节)

　　2)公文处理

　　①收文处理 ②发文处理

　　③公文整理

　　④电子邮件的使用

　　11、英国档案工作

　　19世纪60年代，开始把分散的档案集中管理。集中“历史档案”和“公文档案”。

　　目的：①整齐完整安全地保存往来函件和文件;

　　②为了能够迅速、简便地查阅到所需的文件中的所记载的有关内容

　　处理方式选择：考虑事宜：①使用简便;②存放有序;③考虑往来函件的大小、数量和性质;④文件档案存放的空间要适当。

　　大型机构：①集中立档式;②分部门立档式 P223

　　立档分类的方法：①字母表顺序排列法;

　　②分专题排列法(迅速、简便查阅)

　　③按地区排列法

　　④数字排列法

　　⑤按日期排列法

　　档案存放系统：①立式存放;②侧式存放;③计划和图纸的存放;④箱盒式存放;

　　⑤近期件存放;⑥微缩摄影存放

　　显露式存放法：①显露式卡片档案存放法;②显露式活页档案存放法

　　档案管理的原则：①整洁有序立卷;

　　②确保文件材料存放正确

　　③按日期顺序正确排列

　　④避免文件组成的案卷又厚又重

　　⑤不用随意取出文件，取出文件需记好条子，写上时间等具体信息

　　⑥当某一方面的文件材料不足单独立卷时，放入“杂类”卷

　　⑦如果某一案卷被暂时取出使用，填写一张空位标签或卡片放在该案卷存放的位置

　　⑧在案卷封面或索引卡上写出适当的参照查阅的案卷标题

　　12、为领导公务服务：内容：①领导者公务旅行的安排;

　　②领导工作日程安排

　　③为领导提供财务辅助 (①协助领导处理商业单据;

　　②负责领导活动中的经费支付;③代理有关财务事务)

　　④办理领导人交办的事务

　　13、日常办公服务：①筹备会议

　　②接待事务

　　③公务沟通事务(①邮政业务处理;②电话业务处理;③电传机的使用)

　　④办公设备用品管理

　　14、会议记录：是会议进程的记录

　　要求：①准确;②简洁;③清楚

　　15、英国秘书的品质要求：

　　1)商业品质：①工作技巧;②良好组织才能;③讲究效率;④准确把握工作权限;

　　⑤高明的交际艺术;⑥保密意识;⑦准时;⑧有预见性;⑨忠诚(最重要)

　　2)个人品质

　　16、英国秘书职业教育：

　　1)商业和技师教育委员会：两年制专业教育

　　2)伦敦商业和工业局(①秘书学习证书;②私人秘书证书;③私人和执行秘书毕业证书)

　　3)彼得门考试学院(①私人秘书职业(中级)②高级秘书证书)

　　4)皇家文科学会(考核内容：①管理方面;②通讯联系)

　　5)职业秘书协会