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第三节 物业项目早期介入的组织实施
知识点一、早期介入工作的准备
(一)项目早期介入的风险评估
1.责任划分不清造成的风险
在签订早期介入服务委托合同时，如果双方的权利义务约定、责任划分不清晰，甚至做出一些难以实现的承诺，可能成为建设单位向物业服务企业追责的理由，也可能使物业服务企业承担了本不该承担的风险。
2.专业能力不足造成的风险
项目的早期介入工作涉及面广、时间长、技术性强、难度大，早期介入人员专业技术能力不足，所提出的建议不能面面俱到，同时，建设单位忽视对建议的重视与采纳，造成后期承接的物业问题整改不及时。
3.职业安全的风险
项目早期介入在建设施工阶段各专业工程技术人员必须深入现场，跟踪工程进度，以充分了解设备的技术状态和技术性能，而此阶段造成的职业安全管理风险的概率较大。
4.信息管理的风险
物业服务企业对于获取的建设单位及项目的相关资料负有保密义务，存在承担资料泄露的违约责任的风险。
5.可持续经营的风险
物业服务企业为了取得项目早期介入委托，可能出现在订立早期介入服务委托合同时，容易盲目压低费用，物业服务费定价偏低，将直接影响到物业承接后的日常运营。
(二)项目早期介入的工作准备(重要考点)
(1)人员准备、后勤保障。
①根据合同约定配置项目早期介入人员。
②落实工作所需要的劳动保护用品及工具等。
③建立项目早期介入管理制度，规范工作流程。
④为项目早期介入提供相应的后勤保障。
(2)获取、了解、熟悉项目建设计划及相关资料，以及现场勘查。
(3)与建设单位沟通，知会项目早期介入人员安排及工作计划。
(4)制定项目早期介入工作节点。
(5)按照合同约定和工作计划开展项目的早期介入工作。
知识点二、项目早期介入合同的订立与管理
项目早期介入合同的内容应由建设单位与被委托单位协商约定，在项目早期介入实施前以书面形式订立，承接查验后合同终止。
项目早期介入合同的主要内容如下。
1.项目早期介入概况
主要包括项目建设单位、受委托单位，项目名称、坐落位置、规划指标及委托服务范围。
2.项目早期介入委托内容及要求
根据项目早期介入委托合同内容，主要包括对项目早期介入约定服务输出内容。
以下内容结合本章第二节内容记忆、理解即可。
(1)规划设计阶段，对管理用房，小区安全性及物防、技防措施，交通规划，工程配套及规划，园林景观，环保节能措施等进行评估，向建设单位提供评估报告。
(2)建设施工阶段，跟进现场施工，核实前期规划建议落实情况，评估指出施工过程中存在的质量或安全隐患等风险，形成评估报告，同时挖掘对后期物业服务可能带来风险的问题，整理建议提交建设单位整改，以确保交付工作顺利完成。
(3)营销策划阶段，制定的服务方案、服务内容、服务标准须与项目定位的顾客群体相对应，测算的费用应与后期提供的物业服务质价相符，并且测算时要综合考虑市场调节与城市经济发展等因素。
(4)承接查验阶段，协助物业服务企业做好物业项目的承接查验工作，提交验收报告，以便建设单位及时整改，规避风险。通过评估指出交付后仍存在不利于客户感受和实际使用功能的问题，形成评估报告，以便在今后项目借鉴以提升产品质量。
3.服务费用
4.双方的权利义务
5.违约责任
6.其他事项
主要包括商业机密、不可抗力、书信来往及送达、廉洁合作协议、合同期限、合同终止与解除等，以及双方认为需要约定的其他事项。
知识点三、项目早期介入的组织与实施
项目早期介入流程见图1-2。
(一)项目早期介入的组织实施
1.成立项目早期介入专项工作小组
工作组成员主要由房屋结构、设备专业等方面人员组成，工作组人员的专业搭配合理，具有良好的沟通技巧和相关专业知识的培训。
在人员选配上一定要挑选经验丰富、知识全面的管理人员和技术人员来参与项目的早期介入。
2.主要工作职责
(1)负责与建设单位、施工单位就早期介入相关工作进行沟通与协调。
(2)负责参与项目各专业设计、技术交底和图纸会审，提出书面合理化建议和意见。
(3)负责参与施工现场的了解、跟进，发现可能影响日后使用或管理运作的因素，及时反馈给建设单位采取适当措施。
(4)负责对检查过程中发现的问题和合理化建议进行对接、沟通。
(5)负责收集整理前期物业相关文件资料，并备案存档，同时熟悉各个部分环节，为日后管理作好充分的准备。
(6)负责对建设单位销售人员进行物业管理基础知识专业培训。
(7)负责跟进提出的相关建议，并督促各相关单位实施。
3.明确沟通机制
确定项目早期介入并明确与各方之间的沟通的渠道，制定分阶段项目早期介入的目标和要求。项目早期介入的沟通机制主要包括以下几个方面。
(1)获取建设单位及各施工单位的联系信息，以便能够及时有效地沟通。
(2)建设单位须明确项目早期介入对接的设计、工程等专业部门。
(3)填写周报制度，主要包括工作进度计划、检查情况及问题处理建议。
4.获取物业项目相关信息、资料
(1)收集小区整体规划指标，了解产品类型、设施设备配套等信息。
(2)收集物业项目开发建设计划、运营计划、各分项工程时间节点等，与建设单位保持积极沟通，及时获取最新资料。
(3)获取物业项目的相关图纸(建筑、结构、给排水、电气、暖通、景观、精装等)。
5.项目早期介入工作计划(重点)
项目早期介入工作计划见表1-1。
表1-1项目早期介入工作计划
|
介入阶段 |
实施时间 |
控制要点 |
|
项目立项至规划设计阶段 |
建设单位取得土地使用权后二个月内 |
获得项目委托信息，对项目现场实际情况进行风险评估，签订早期介入委托合同 |
|
合同签订一个月内 |
成立早期介入专项工作组，人员招聘、培训等 | |
|
项目介入后 |
项目实地调研，进行项目可行性分析 | |
|
项目立项以后 |
需要与相关部门保持信息沟通，并获取项目相关的基本资料 | |
|
蓝图会审阶段 |
与建设单位、设计单位保持沟通，重点关注项目与物业管理有关的规划设计，如人行、车行流向要求，垃圾房、垃圾桶位置设置，商铺的设置、学校的管理、个性化的安全问题，服务中心位置、控制中心设置、消防中心设置等问题 | |
|
正式图纸确认后 |
从使用、维护、经营及未来功能的调整和物业的保值、增值等角度提出建设性的意见。如管理用房，配套用房和配套设施，水电气的配套及机电设备选型，公共设施配套与设置 | |
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建设施工到营销策划阶段 |
施工建设期，时间大致在竣工验收前五个月 |
前期介入的跟进和落实跟进现场施工，提高工程施工质量 |
|
项目开盘前六个月（或根据营销要求） |
根据项目定位、客户群体特征，确定服务模式及服务标准，根据项目规模、标准及配套管理成本测算管理费收费标准 | |
|
项目开盘前一个月 |
完成项目前期物业服务招投标及政府主管部门要求备案的资料，如价格备案、前期物业服务合同备案 | |
|
项目开盘前一个月 |
对销售人员进行物业管理知识的培训 | |
|
竣工验收阶段 |
竣工验收前三个月 |
组织项目竣工验收工作准备成立服务中心和人员招聘、培训等 |
(二)项目早期介入主要技术要点
项目早期介入主要技术要点集中在规划设计阶段、营销策划阶段和建设施工阶段，三个主要阶段结束后配合建设单位进行竣工验收。
1.规划设计阶段技术要点
总体设计、安保布局、消防布局、交通布局、生活配置、设备配套、新材料、新技术、管理用房、生态环保、公共空间、景观配置、绿化配置、室内配置、房屋本体、智能化配置、管理用房及垃圾房等方面应注意的内容。
(1)规划设计评估准备资料。
①《可行性研究报告》及批复、《详规》及批复、项目选址意见书、《勘测定界报告》、配套条件明细资料等。
②企划文件：市场调研、产品定位、目标客户定位、目标客户资料等。
③设计文件：总说明、修建性详规规划图、建筑设计说明书、设计图纸、结构设计说明书、给水排水设计说明书、电气设计说明书、弱电设计说明书、采暖通风空调设计说明书、动力设计说明书、交通分析、绿化分析、经济指标等。
④建设单位需组织项目说明会，会同其所属项目设计、工程、营销、物业等相关部门专题介绍项目情况并解答疑问。
(2)规划设计总体评估技术要点。
①规划功能区分合理，居住私密性和社区交流协调。
②道路交通规划合理，车流人流组织兼顾，停车位充足。
③建筑与自然和谐，采光、通风充足，环境优美。
④生活便利，基本生活配套齐全，出行便捷。
⑤设备、设施保障充分，水、电、煤、电信、广播电视、电梯、污水处理等可靠完善。
⑥注重环境生态，使用环保、节能等环保材料、设备设施。
⑦安全防卫设计完备，运用先进技防手段，安全及消防配置充分。
⑧智能化配置，网络资源充分，便于数字化小区建设。
⑨便于物业组织管理，节约管理成本。
(3)安保布局技术要点。
①便于安保管理区域分割，消除管理死角。
②便于安保管理视线的巡查，避免管理的盲点。
③人员及车辆各级出入口设置清晰，便于动态管理。
④安保设备设施配置齐全，可采取有效措施防范。
(4)消防布局技术要点。
①消防设备、设施配置[灭火器、消防箱、室内(外)消防栓、消防泵、烟感、自动喷淋等]充分合理，使用可靠。
②消防车道设置合理，其位置及转变半径符合国家相关规范要求。
③消防登高面(场地)设置合理，其位置及面积国家相关规范要求。
④消防通道、门、墙、避难区设置合理，符合国家相关规范要求。
(5)交通布局技术要点。
①各级道路的功能分配充分合理，有层次感，线路清晰，便于分流管理。
②主要道路和出入口人车分流，在设计和设施配置上考虑到限速要求及回车余地。
③机动车位、非机动车配置充分，充分考虑访客车辆停放的便利性。
(6)生活配置技术要点。
①根据小区周边(1千米范围)市场、商业配套状况设置充足市政、商业用房。
②应考虑超市、菜市场、医疗、教育、邮政、银行、餐饮、美容美发、建材、文化娱乐、交通等配套服务功能。
③小区设置商业配套，宜独立集中，并事先规划商业功能的划分和商业经营的配套条件，应尽量避免产生干扰。如利用住宅层设置营业场所，出人口或楼梯须与住宅分开。
责编：zhangjing0102