自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：案例题_第2页

　　5.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

　　小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好……

　　你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对?

　　(1)不能说"总经理外出了,有什么事请跟我说吧",办公室人员不能替上司做主;(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听;<3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司;(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽;<5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策;(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。

　　6.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫打扮。

　　古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”

　　小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”

　　小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确?正确的做法应该是怎样的?

　　(1)沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求; (2)沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象; (3)陈的穿着打扮干扰谈判,影响工作,破坏工作场所安静;(4)陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利;<5)小沈应该对领导的作风,性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足.古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商;(6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳,应理解上司的难处.找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。

　　7.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……

　　你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的?

　　(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;

　　<2)在替客人拿行李前应征求同意:"我替你拿可以吗 "

　　(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;

　　(4)司机开车,汽车的位次礼仪是"右为上,左为下;后为上,前为下";<5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;

　　(6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题;

　　(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;

　　8.波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

　　……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有……”

　　问题：

　　(1)假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?

　　(2)假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么?

　　(3)从这件事中你得到了什么教训?

　　(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;

　　(2)如果联系不上送货员,向总经理汇报,请求该如何办;

　　(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;

　　(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时

　　<5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);

　　<6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响,电子类装置应至少提前一天安排;

　　(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音,停车场等问题;

　　(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;

　　(9)重要设备应考虑备用(或两套方案).

　　9.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，

　　星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?

　　(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单

　　(2)打印好书面通知

　　(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人

　　(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意

　　(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点

　　(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备

　　(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作