自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：设计题

自学考试《办公室管理》专项复习题及答案：设计题

　　设计题

　　1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)

　　电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。

　　2.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?(P121)

　　(1)接受任务;(2)了解来宾;(3)制订计划;<4)预订食宿;<5)迎接来宾;<6)商议日程;<7)安排会谈;<8)陪同参观;(9)送别客人;(10)接待小结。

　　3.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题?(P123)

　　(1)会议的名称;(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(4)地点:(具体在几楼几号会议室);(5)议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处,电话号码等;(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。

　　4.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?(P145)

　　5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(P150)

　　(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者;(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜;<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;<4)主持人负责引导,组织,可不做记录;(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(7)会场应准备些饮料,茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。

　　6.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?(P134)

　　(1)要替搭车回去的人安排车子

　　(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领

　　(3)有留话时,切记务必传达

　　(4)检查会场有无物品遗漏

　　(5)要为参加会议的人员送行

　　(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭

　　(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾

　　(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回

　　(9)关紧门窗并上锁。

　　7.科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

　　(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支

　　(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)

　　(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元。(600÷30÷8)

　　(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时;

　　(5)n——参加会议人数为50人(46+4);

　　(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)

　　(7)会议成本一6×(10+2.5)×5×50+800

　　=18750一-800

　　=19550(元)

　　8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?(P196)

　　(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用

　　(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案

　　(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作

　　(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用

　　(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。