【案例3：长文档的排版成册】：

　　3.1 案例介绍：

　　我们的工作中经常要编写论文或总结等长文档，在编写过程中，我们要在长文档中添加章节号来表明文档的结构，并添加页眉页脚，文稿完成后我们为了整篇文档的完整性，要加入目录，这些工作在长文档的编排中显得非常重要，但若方法不当，却会事倍功半，令工作更显复杂。在本例中我们对文档排版高级应用有进一步的介绍，如自动添加章节号、利用大纲视图设置内置段落样式、生成章节目录及添加个性化页眉页脚等，在掌握了这一章的内容后，能让学员更得心应手地使用办公软件，达到事半功倍的功能。

　　3.2 知识点：多级编号、段落样式的关联、章节目录、页眉页脚

　　3.3 操作步骤：

　　3.3.1 多级编号的自定义功能

　　在编写长文档时，我们经常要使用到章节符号，很多用户都是通过键盘输入的方式，这种手动输入的方式即繁琐，又很可能造成错误，怎样通过自动生成的方式来提高办公效率呢?文章的章节号是自动生成的，而非手动输入，即提高了办公效率也使文档看上去非常整齐。

　　⑴新建文档，输入文档标题内容，设置相应段落样式。将光标置于插入章节号的位置，执行菜单栏上的【格式】|【项目符号和编号】命令，单击“多级编号”，选择你想要的多级编号格式，如图3-2所示，单击右下角【自定义】。

　　⑵在“自定义多级编号列表”对话框中，我们看到在“级别”栏分别有9级，级数依次降低，每一个级别相对应一类“编号格式”，在此例中我们对第1级的“编号格式”添加中文字，其余级别的内容不作修改。单击“编号格式”栏，在带有灰色底纹的数字的前和后，我们分别加上我们需要的“第”和“章”，单击【确定】，页面自动出现“第1章”字样，输入章节标题内容。

　　⑶单击回车键，将自动出现“第2章”字样，以此类推。

　　⑷若要自动产生“级别2”的“编号格式”，在本例中，在“第1章”后输入标题内容，然后回车，出现“第2章”字样，单击Tab键，“第2章”字样将自动下降一个级别，出现“级别2”的“编号格式”，结果如图3-5所示，输入“级别2”的标题内容，单击回车键，继续输入当前级别的相关内容，以此类推。

　　⑸前面我们已经学习了使用Tab键来下降级别，当我们输入完某一级别的自动符号后，若要上升一个级别时，在本例中，我们输入了“级别2”下的5项若干内容，单击回车键后出现了“1.6”的自动符号，如图3-6所示，此时我们只要利用快捷键Shift+Tab键，就能将“1.6”级别，上升为“第2章”。

　　3.1.1 自定义符号的样式更改

　　自动生成的自定义符号，也可以更改样式，在本例中，我们若要更改“级别2”的自定义符号的样式，具体操作步骤如下：

　　⑴执行菜单栏上的【格式】|【项目符号和编号】命令，进入我们前面选择的“多级编号”的“自定义栏”，单击“级别2”，单击“字体”按钮。

　　⑵在“字体”对话框中，“字号”选择小四号，“字体颜色”选择红色，单击|【确定】按钮。

　　3.1.1 大纲视图的作用

　　要编辑长文档时，大纲视图是最佳的视图模式了。大纲视图分为9级，级别1为最高级，其余依次，降低在大纲视图中可以查看文档的结构，还可以通过拖动、折叠标题。要使用大纲视图，可执行菜单栏中【视图】|【大纲】命令，即可切换到大纲视图，菜单栏中增加了大纲工具栏，如图3-10所示。以此案例，我们看到在正文文本内容下，所有的标题结构是不能进行折叠或展开的，我们将标题设置成大纲级别，这样就能实现折叠或展开了，并且可以通过“文档结构图”来浏览长文档。操作步骤如下：

　　⑴选中内容为“第一章”的标题行，单击“大纲工具栏”，选择“1级”，此时我们就可以看到在“第1章”的标题行最前面出现了一个“+”的符号。

　　⑵选中内容为“轧制力计算”的标题行，单击“大纲工具栏”，选择“2级”，依次类推，我们将标题行内容设置成相应大纲级别，如图3-11所示。此时我们就可以看到在“1.1”的标题行最前面出现了一个“-”的符号，这表示在2级下面没有更小的级别了，若有更小的级别，此时在标题行前依然会是个“+”的符号。

　　⑶双击某一标题行前的“+”的符号，该级别下的所有内容即被折叠，再次双击该级别下的所有内容即被展开，同样，单击大纲工具栏上的 也能实现大纲级别的折叠或展开。

　　⑷执行菜单栏中【视图】|【页面】命令回到页面视图，再执行菜单栏中【视图】|【文档结构图】命令，我们可以看到在页面左侧出现了以大纲级别为结构的视图方式，如图3-12所示，此时我们单击任一级别，就可进入相应级别的页面。

　　3.1.1 内置段落样式的作用

　　在一篇长文档中，如果要逐一对文字进行设置将是一件工作量巨大的事情，需要通过菜单栏、工具栏、快捷键一项一项的设置。更麻烦的是为了要保障格式的统一，所作的设置就必须相同，但实际上经常会出现忘记了前面的某种格式的情况，以致于出错。

　　使用Wps中的“样式”可以简化段落文字的格式编排，节省时间、提高工作效率，Wps携带的样式称为内置样式，所有段落格式都基于某种Wps内置样式。

　　样式是应用于标题、文本、表格、超链接和列表的一套格式组合。Wps包含9种内置段落样式，执行【格式】|【样式和格式】命令，在任务栏中“标题1”至“标题9”分别代表了不同的字体及段落样式的设置，如图3-13所示。

　　使用样式的优势大致归纳为以下几点：

　　l 样式可以节省设定各种文档的时间。

　　l 可以确保格式的统一性。

　　l 改动文本格式更加容易。

　　l 使用简单方便。

　　在此案例中，我们将文档结构标题行设置成相应的内置段落样式，并统一更改“标题2”的内容，将字体更改为“华文新魏”。操作步骤如下：

　　⑴光标置于“第1章”标题行中，执行【格式】|【项目符号和编号】命令，单击“多级编号”，选择原来设定的自定义符号，单击右下角的【自定义】，在“自定义多级编号列表”对话框中，我们看到此时默认状态下为“级别1”，单击【高级】，在“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题1”。

　　⑵在“自定义多级编号列表”对话框中，单击“级别2”，在“将级别链接到样式”下拉框中选择“标题2”，以此类推。设置完单击【确定】，如图3-15所示，结构标题行都已变成内置段落样式。

　　⑶执行【格式】|【样式和格式】命令，在任务栏中单击“标题2 ”，如图3-16所示。单击“标题2”右侧下拉三角形，选择“修改”，在“修改样式”对话框中，将“格式”中选择“华文新魏”，如图3-17所示，单击【确定】，这样，所有内置段落为“标题2”的字体统一被更改了。

　　3.1.1 章节目录的添加与更新域

　　Wps在文档中生成的目录是分层次的，最多可以生成9级目录。在文档中加入目录最常用的方法就是根据文档中的标题样式生成目录。Wps可以识别这些标题样式，并用这些样式生成目录。

　　在建立目录之前，必须要把列在目录中的标题按照内在的样式来安排。关于标题样式的编排在上一节已经作了详细的介绍，在此就不再赘述了。具体操作步骤如下：

　　⑴在文档的第1页插入“目录”2字，居中，光标放置在所要插入目录的位置。

　　⑵执行菜单栏中的【插入】|【分隔符】命令，在展开菜单中单击“下一页分节符”。

　　⑶光标置于“目录”处，执行菜单栏中的【插入】|【引用】|【目录】命令，在“索引和目录”对话框中的选择“目录”。

　　⑷如果需要在目录中显示页码，则可以选中“显示页码”复选框;如果选定“页码右对齐”复选框，那么就可以在“制表符前导符”下拉列表中选择目录和页码之间的前导字符了。在此例中使用的是“虚线”作为前导字符。

　　⑸如果要指定显示的标题级别，可以在“显示级别”选项框中选择，或直接在其中输入所需要的级别。在此例中使用的是系统默认的显示级别，即显示层次为3层。

　　⑹单击【确定】，在页面的光标所在位置即可插入目录，如图3-19所示。

　　当我们在长文档中手稿目录后，我们对文档的结构又做了新的调整，这时如果想对目录进行具体的修改是很困难的，因为整个目录是一个域，无法象修改普通文字那样进行编辑，这时我们就要用到更新域，具体操作步骤如下：

　　⑴将光标置于目录当中，单击F9，出现了“更新目录”对话框，如图3-20所示。

　　⑵若只调整原有目录内容的页码，选择“只更新页码”，单击【确定】，原有目录的页码即被更新。

　　⑶若要调整目录生成后所修改的目录的内容，包括文档结构的增加、删除或移动，选择“更新整个目录”，单击【确定】，那整个目录将被更新。

　　3.1.2 设置个性化的页眉页脚

　　作为长文档的页眉、页脚一般来说有两个好处，其一可以显示必要的文档信息，便于读者阅读和查找;另一方面又可以起到美化、装饰页面的效果。

　　本例中页眉、页脚的具体设计方案如下：

　　l 页眉中放置手册和章节名称，页脚中放置页码。

　　l 首页的页眉不放置任何内容。

　　l 奇数页放置段落样式为“标题1”的章节名称。

　　l 偶数页不添加页眉。

　　l 页脚目录采用英文页码，正文采用阿拉伯数字页码。

　　具体操作步骤如下：

　　⑴执行菜单栏中的【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉、页脚”编辑状态，这时可以看到页面顶端有一个虚线框，还有“页眉”二字，同时还可以看到“页眉和页脚”工具栏，单击该工具栏上的【页面设置】，在“页面设置”对话框中单击“版式”。

　　⑵选中“首页不同”和“奇偶页不同”两个复选框，单击【确定】。

　　⑶这时会看到，在章节首页的页眉、页脚显示的分别是“首页页眉”和“首页页脚”;在奇数页的页眉、页脚显示的分别是“奇数页页眉”和“奇数页页脚”;在偶数页的页眉、页脚显示的分别是“偶数页页眉”和“偶数页页脚”。

　　⑷至此，首页、奇数页和偶数页的页眉、页脚已经区分开来。由于首页的页眉计划就是不添加任何的信息，所以可以不做任何设置。

　　⑸在奇数页页眉中，执行菜单栏中的【插入】|【域】命令，打开“域”对话框。在“域名”单击“样式引用”，在“样式名”中选择“标题1”，并复选“插入段落编号”。

　　⑹单击【确定】，再次执行菜单栏中的【插入】|【域】命令，打开“域”对话框。在“样式名”中选择“标题1”。

　　⑺单击【确定】，这样在所有有奇数页中就添加了章节名称作为页眉。添加页眉的效果如图3-22所示。

　　⑻光标置于目录页，单击“页眉和页脚”工具栏中的【在页眉和页脚间切换】，切换至页脚区域。然后再单击【插入页码】按钮，“居中”设置。

　　⑼⑽⑾单击“页眉和页脚”工具栏中的【设置页码格式】，在“数字格式”中选择英文的编号格式，单击【确定】。

　　⑿光标置于正文第一页的页脚区，我们看到在页脚右上角有“与上一节相同”字样，单击“页眉和页脚”工具栏中的【同前节】，“与上一节相同”字样消失。

　　⒀选中页脚中的“页码”，单击“页眉和页脚”工具栏中的【设置页码格式】，在“数字格式”中选择阿拉伯数字的编号格式，单击“高级”，在“页码编排”中选择起始页码的格式，在本例中，正文页码从1开始。如图3-26所示。

　　⒁单击【确定】，这样我们就实现了目录和正文不同的页码格式。