24.记录在线采购

　　如果你从网络上购买东西，记录你的采购可能很麻烦。但是你可以把零售商发给你的确认电子邮件转到Excel工作表中。打开确认电子邮件，然后点击开始点，再按住Shift键，再用鼠标点击结束点。按鼠标右键然后选择“复制”，然后打开一个空白的Excel工作表。用鼠标右键点击一个单元格，然后选择“粘贴”。之后你需要调整一下格式，让它变得好看些。

　　25.审核公式

　　如果你对于某个公式感到困惑，你不知道这个公式是如何构成的，你可以选择包含该公式的单元格，然后在“工具”菜单中选择“审核”，然后选择“跟踪引用单元格”。你会看到相关单元格中出现了蓝色的点，并且有箭头指向该公式。当你完成了检查，选择“取消所有追踪箭头”。

　　26.导入财务数据

　　你可以从在线银行和财务软件中将数据导入到Excel中，但是这却不像打开一个Excel文件那么简单。财务数据通常是.csv形式。在Excel中，进入“文件”菜单，选择“打开”，然后在“文件类型”中选择“文本文件”(*.txt, *.prn, *.csv)，然后选择你需要打开的CSV文件。打开文件后，你需要调整列宽，以便使数据能够正常显示。

　　27.设置值为“0”的单元格的格式

　　你可以清除单元格中你所不需要的“0”：进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“视图”，勾掉“零值”。如果你希望某些单元格中的“0”仍然被显示，将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。进入“格式”菜单，选择“单元格”，然后选择“数字”，在列表中选择“自定义”，然后输入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定义格式“'0;-0;?-?;@”

　　Excel快捷键

　　不要陷入Excel的选项和命令之中。使用下面这些快捷键能够帮你更快地完成工作，让你不用时常把手从键盘上移开去操作鼠标。

　　Ctrl+- 删除当前单元格或者选定的区域

　　Ctrl+Shift++ 插入单元格或者选定的区域

　　Ctrl+; 在所选单元格中插入当前日期

　　Ctrl+Shift+; 在所选单元格中插入当前时间

　　Ctrl+K 插入超级链接或者web链接

　　Ctrl+Tab 转到下一张工作表

　　Shift+F3 打开公式窗口

　　F11 创建一个图表

　　Ctrl+Space 选择所有当前列

　　Shift+Space 选择所有当前行

　　Ctrl+Shift+1 将当前单元格中的数字用千位分隔符隔开

　　Ctrl+Shift+4 将当前单元格数字类别设置为货币

　　Ctrl+Shift+5 将当前单元格数字类别设置为百分比

　　Ctrl+方向键 将光标沿着方向键的方向移到下一个被使用了的单元格

　　Ctrl+F 打开“查找”对话框

　　我们中的绝大部分人都使用Microsoft Office，但是我们是否都了解如何能够最有效地使用它?我们在这里列举了100个使用的窍门。本文的第二部分是关于PowerPoint和Outlook的。

　　POWERPOINT

　　28.清理工具

　　也许Office软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，PowerPoint也不例外。为了清理这些多余的功能，你可以按住“Alt”然后将鼠标放在把不需要的工具图标上，按住左键将它拖出工具条，这时那些工具就不见了。如果你想找回它们的话，右键单击工具条进入“自定义”窗口，选择“命令”标签，你就能够把需要的按钮拖回工具条了。 29.在XP中创建图表

　　在Office XP的绘图工具条中包含了一个新的，但是非常容易被忽略的功能。绘图按钮帮助你能够很方便地创建维恩图、波形图、锥形图和其他形式的图表，还能够根据你的数据自动创建文本标签。这样做会非常快捷，而且这个工具能够帮助你在现有图表中编辑或者添加效果。

　　30.XP中的另一个新功能——动画方案

　　Office XP中的另一个新功能是动画方案。如果你自己创建一个动画，可能会花费很多时间，而且会比较麻烦。但是动画方案中包含了模板和样式任务面板，这使你能够从中进行选取，而省略了很多烦琐的工作。

　　31.精确定位

　　如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。

　　32.使用批注

　　如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。

　　33.PPT和PPS

　　如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。

　　34.缩小文件

　　如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按钮。你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。