分析与提示:
1、财务部经理的妻子担任出纳违背了回避制度。按照有关规定,单位负责人的直系亲属(含配偶)不得担任本单位会计机构负责人、会计主管人员,会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得担任本单位出纳人员。国有控股公司财务部经理的妻子担任出纳工作,不符合货币资金控制的回避制度,应另行安排人员担任出纳工作。
2、出纳人员同时办理取款、购买、报销手续不符合采购与付款岗位分工控制的要求。按照《内部控制规范—采购与付款(试行)》的规定,单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。某国有控股公司由出纳人员同时“办理取款、购买、报销等手续”,违背了采购与付款控制规范中岗位分工控制的要求,应将相关工作交由不同人员办理,以实现相互制约和相互监督。
3、支取款项的印章都由总经理亲自保管不符合印章控制的规定。按照《内部控制规范—货币资金(试行)》的规定,单位财务专用章应由专人保管,个人名章由其本人或授权人员保管,严禁一人保管支付款项所需的全部印章。支取款项的印章“都由”总经理一人保管违背了货币资金控制规范的要求,支取款项的印章应由出纳、财务部主管、总经理等相关人员分别保管。
4、原材料采购授权批准控制制度没有严格实施。首先,按照《内部控制规范—采购与付款(试行)》规定,单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,审批人不得越权审批;明确经办人的职责范围和工作要求,严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。该公司供应部经理拥有采购相关问题的批准权限,但采购员直接向总经理请示,总经理越权批示是导致采购失误的重要原因。其次,按照《内部控制规范—采购与付款(试行)》规定,单位对于重要的和技术性较强的采购业务应当组织专家进行可行性论证,并实行集体决策和审批。该公司总经理贸然决定采购“高科技”产品,没有经过专家的可行性论证和集体决策、审批,违背了采购决策控制要求。
5、该公司内部控制制度违背了不相容职务(岗位)相互分离控制的要求。按照《内部控制规范—销售与收款(试行)》规定,应当建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责和权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督;有条件的单位应当建立专门的信用管理部门或岗位,负责制定单位信用政策,监督各部门信用政策执行情况,信用管理岗位与销售业务岗位应分设;不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。该公司销售部兼任信用管理机构、销售人员直接收取货款均违背了不相容职务(岗位)相互分离的要求,销售部和信用管理部门、销售与收款等岗位应该分开设立。
6、该公司销售与收款授权批准控制存在缺陷。按照《内部控制规范—销售与收款(试行)》规定,单位应明确审批人员对销售业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,审批人员不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求;对于金额较大或超过单位既定销售政策、信用政策规定范围的特殊销售业务,单位应当进行集体决策,防止决策失误而造成严重损失。该公司规定销售部自行决定大宗商品售价属于授权不当,容易产生销售部截留销售收入、中饱私囊、私设小金库等问题,应该建立销售定价控制制度,根据销售量情况确定价格浮动范围,对产品销售价格进行有效控制。
7、该公司未严格执行销售与发货控制制度。《内部会计控制规范—销售与收款》规定,单位应当建立销售退回管理制度,单位的销售退回必须经销售主管审批后方可执行;销售退回的货物应由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库,质检部门应对客户退回的货物进行检验并出具检验证明,仓储部门应在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告;财会部门应对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜。该公司仓储部门发现商品商标丢失而未进行查验即直接办理退货手续、财务部将退货款项转入业务员提供的银行账号均存在失职现象,没有按照规定程序及要求操作,为销售人员作弊提供了条件。
8、该公司授权分公司自行决定对外担保和对外投资违背了授权批准控制制度。《内部会计控制规范—担保(试行)》规定,单位应当对担保业务建立授权批准制度,明确授权批准的方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求;审批人应当根据担保业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越权限审批;单位应当根据评估报告以及法律顾问或专家的意见,对担保业务进行集体审批,严禁任何个人擅自决定提供担保或者改变集体审批意见。《内部会计控制规范—对外投资(试行)》规定,单位应当建立对外投资业务授权批准制度,明确授权批准的方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求,严禁未经授权的部门或人员办理对外投资业务;审批人应当根据对外投资授权审批制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越权限审批;对外投资实行集体决策,决策过程应有完整的书面记录,严禁任何个人擅自决定对外投资或者改变集体决策意见。该公司授予分公司自主决定是否对外提供担保业务、是否对外投资的权力,属于授权不当,应严格规定对外投资和担保的决策和实施程序,控制风险,避免决策失误。
9、该公司年度预算的制定、批准、调整不符合规定。首先,按规定,应由董事会、厂长(经理)办公会负责制订单位年度预算方案,单位股东大会(股东会)或类似最高权力机构负责审批单位年度预算方案,国有的和国有资产占控股地位或者主导地位的大、中型企业的年度预算方案还须经单位职工代表大会审议通过。该公司由财务部制定年度预算不符合单位预算岗位分工和授权批准控制规范。其次,按规定,正式下达执行的预算一般不予调整;特殊情况需要调整的,应由预算执行单位逐级提出书面报告,并经单位决策机构批准。该公司发生采购失误事件后,由财务部决定调整成本费用预算,违背了预算调整控制规范的要求。
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