几种重要公文写作注意事项
1、报告
报告的分类
根据性质的不同,报告可分为综合报告和专题报告两种;根据时间期限的不同,可分为定期报告和不定期报告两种;根据内容不同,可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。需要说明的是,有些专业部门使用的报告文书,例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等,虽然标题也有“报告”二字,但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同,不属于行政公文范畴,不应与之混淆。
按内容划分的几种报告:
(一)工作报告:是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作,反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如国务院总理朱鎔基2001年3月5日在九届人大四次会议上所作《政府工作报告》,×××在××省××会议上所作的《计划生育工作报告》。
(二)情况报告:是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况,及时采取措施,指导工作。
(三)建议报告:是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。
(四)答复报告:是针对上级机关向下级机关提出询问或要求,经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。
(五)递送报告:是以报告的形式,向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。
2、请示
请示的分类
按照国务院办公厅《公文处理办法》和中央办公厅《公文处理条例》的规定,请示有三种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型,一种是请求指示的请示(求示性请示),一种是请求批准的请示(求批性请示),三是请求批转的请示(求转性请示)。
1.主送机关只能有一个
国务院办公厅规定:请示“一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式。”中央办公厅也规定:“向上级机关行文,应当主送一个上级机关”,“受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文,很可能得不到任何机关的批复。
2.只能主送上级机关,一般不能送领导者个人
请示主送的是上级机关,不能是某领导者个人。对此,国务院办公厅的规定是:“除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’”。中央办公厅的规定是:“不应直接送领导者个人。”
3.一般不得越级请示
国务院办公厅规定:“一般不得越级请示和报告。中央办公厅规定:“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”
请示和报告既有相同之处,又有区别。相同之处是两者都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见,反映情况的内容。区别是:第一,时间有别:请示必须事前行文,请示事项获准后方能执行;报告是事后或事中行文。第二,内容的侧重点有别:请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作。第三,要求有别:请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。
3、关于通知
批示性通知(批转、转发性通知)。用于发布某些行政法规,转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知包括批转性和转发性两种。批转性通知,适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发,需在标题中加“批转”两字;转发性通知是“转发”有关文件的通知,同样需在标题中注明“转发”字样。
4、关于通报
根据内容不同,通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。
5、关于批复
引语:批复的开头通常要引述来文作为批复的依据,引述的方法有四种:第一种是引用来文的标题和文号,如“《关于……的请示》(×字〔××××〕×号)收悉”;第二种是结合请示的日期引述,如“×年×月×日来文收悉”;第三种是结合来文的日期和文号引述,如“×年×月×日×号文收悉”;第四种是引来文日期和来文名称,如“×年×月×日《关于……的请示》收悉”,第五种是引述来文日期和请示事项,如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。其中第一种最为规范,推荐使用。